Μετασχηματισμοί παραστατικών

Γενικά

Η διαδικασία μετασχηματισμού χρησιμοποιείται στην εμπορική διαδικασία για την εύκολη μετατροπή παραστατικών σε διάφορα στάδια συναλλαγών, π.χ παραγγελίας σε δελτίο αποστολής, δελτίο αποστολής σε τιμολόγιο, τιμολόγιο σε πιστωτικό κ.α.

Με την εργασία του μετασχηματισμού μεταφέρονται αυτόματα στοιχεία από το αρχικό στο τελικό παραστατικό ενώ παράλληλα, τηρείται ιστορικό εκτέλεσης εκκρεμοτήτων ανά γραμμή αρχικού παραστατικού. Με την ολοκλήρωση του μετασχηματισμού ενημερώνεται το πεδίο <Εκτελεσμένα> στις λεπτομέρειες γραμμής των παραστατικών προέλευσης.

Για το λόγο αυτό, δεν είναι δυνατή η συμπύκνωση όμοιων κωδικών στο τελικό παραστατικό - ακόμη και εάν προβλέπεται στο σχεδιασμό του τύπου του τελικού παραστατικού.

Στην περίπτωση που επιθυμείτε τη συμπύκνωση γραμμών στο τελικό παραστατικό, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε την Επεξεργασία παραστατικών.

Η εργασία μετασχηματισμού είναι διαθέσιμη στη λίστα εργασιών που προβάλλεται με δεξί κλικ επί των επιλεγμένων εγγραφών σε όλα τα ευρετήρια παραστατικών.

Διαδικασία και επιλογές μετασχηματισμού

Στην οθόνη που προβάλλεται καθορίζονται τα εξής:

- Σε σειρά: επιλέγετε τη Σειρά παραστατικού στην οποία θα μετασχηματίσετε το συγκεκριμένο παραστατικό.

- Διατήρηση τιμών: με την ένδειξη «Ναι» στη συγκεκριμένη παράμετρο μεταφέρονται οι τιμές του αρχικού παραστατικού (δεν λαμβάνεται υπόψη η παράμετρος «χρησιμοποιεί τιμή» του τύπου του νέου παραστατικού).

- Μεταφορά εξόδων: με την ένδειξη «Ναι» μεταφέρονται τα έξοδα του αρχικού παραστατικού.

- Ακύρωση τριγων.:  το πεδίο χρησιμοποιείται για τις περιπτώσεις όπου στα στοιχεία διακίνησης του παραστατικού έχουν δηλωθεί διαφορετικοί συναλλασσόμενοι από το βασικό συναλλασσόμενο του παραστατικού. Κατά το μετασχηματισμό, ανάλογα με τον τύπο στον οποίο μετασχηματίζεται το παραστατικό χρησιμοποιούνται κατά περίπτωση οι λοιποί συναλλασσόμενοι. Αποτελεί τη default συμπεριφορά αλλά υπάρχει δυνατότητα ακύρωσής του τόσο κατά την επεξεργασία όσο και κατά το μετασχηματισμό. Επιλέγοντας <Ακύρωση>, τότε σε οποιοδήποτε τύπο κι αν μετασχηματισθεί το παραστατικό, θα προταθεί ο βασικός συναλλασσόμενος.

- Διατήρηση καθ. ΦΠΑ: αν στο αρχικό παραστατικό έχετε αλλάξει το καθεστώς ΦΠΑ τότε επιλέγετε αν κατά το μετασχηματισμό στο νέο παραστατικό θα διατηρηθεί η αλλαγή αυτή.

-  Διατήρηση ισοτιμιών: επιλέγοντας «Ναι» οι ισοτιμίες νομισμάτων από τα αρχικά παραστατικά θα μεταφερθούν στο τελικό παραστατικό.

-  Χρήση κωδικών συσχέτισης:  εάν επιλέξετε «Ναι» στη παράμετρο τότε στο τύπο που θα μετασχηματιστεί το παραστατικό θα προτείνονται τα είδη που έχουν οριστεί ως κωδικοί συσχέτισης των ειδών του αρχικού παραστατικού.

-  Μόνο είδη με υπόλοιπο: θα μεταφερθούν στο νέο παραστατικό μόνο τα είδη τα οποία έχουν υπόλοιπο στην αποθήκη.

-  Μεταφορά παρατηρήσεων: επιλέγετε «Ναι» αν θέλετε να μεταφέρονται οι παρατηρήσεις του αρχικού παραστατικού.

-  Νέα κατάσταση: η ένδειξη που θα ορίσετε στο πεδίο "Νέα κατάσταση (τελικού παραστατικού)" , με την ολοκλήρωση της διαδικασίας του μετασχηματισμού, θα ενημερώσει το πεδίο "Κατάσταση" του τελικού παραστατικού.

-------------------------------

-   Ομαδοποίηση: η συγκεκριμένη παράμετρος καθορίζει σε ποιο συνδυασμό των στοιχείων των παραστατικών προέλευσης θα βασίζεται η ομαδοποίηση των παραστατικών που παράγονται. Εάν επιλέξετε «Ένα προς ένα» δεν θα υπάρξει ομαδοποίηση των παραστατικών.

-   Διαδικασία: επιλέγετε αν θα προβάλλονται τα τελικά παραστατικά στην οθόνη πριν καταχωρηθούν (ώστε να τροποποιήσετε στοιχεία τους) είτε αν θα καταχωρηθούν απευθείας.

-   Ταξινόμηση κατά : αν επιλέξετε πολλά παραστατικά επιλέγετε την ταξινόμηση αυτών κατά κωδικό ή επωνυμία του συναλλασσόμενου.

-  Επιπλέον στοιχεία: επιλέγοντας τα επιπλέον στοιχεία μετασχηματισμού εμφανίζονται οι επιλογές:

• Πεδία ομαδοποίησης : η επιλογή αφορά μόνο σε πεδία του header όπου συμπληρώνετε μόνο το όνομα του πεδίου πχ. FINDOC;SERIES(το ";" λειτουργεί ως διαχωριστικό στην περίπτωση πολλών πεδίων).
• Φίλτρο γραμμών: η συγκεκριμένη επιλογή αφορά τα πεδία των γραμμών. Η σύνταξη στο σημείο αυτό έχει τη μορφή: L.PRICE=1000 όπου L είναι το alias του query που εκτελείται.

-------------------------------

-   Νέα κατάσταση: η ένδειξη που θα ορίσετε στο πεδίο "Νέα κατάσταση (παραστατικού προέλευσης)" , με την ολοκλήρωση της διαδικασίας του μετασχηματισμού, θα ενημερώσει το πεδίο "Κατάσταση" του αρχικού παραστατικού.