Παραστατικά Σύνθεσης

Τύποι Παραστατικών

Για να δημιουργήσετε ένα νέο τύπο Παραστατικού σύνθεσης επιλέγετε Παράμετροι- Αποθήκη - Παραστατικά σύνθεσης - Τύποι Παραστατικών - «Νέα εγγραφή» .

Αφού συμπληρώσετε τα βασικά στοιχεία (Κωδικό, σύντμηση και Περιγραφή), θα πρέπει να ορίσετε τη συμπεριφορά του παραστατικού ανάλογα με τον σχεδιασμό που έχει αποφασιστεί: Σύνθεση /Διάλυση.

Στη σελίδα <Στοιχεία συναλλαγής> μπορείτε να ορίσετε:

• Σκοπός διακίνησης: το σκοπό διακίνησης ο οποίος θα προτείνεται κατά την επιλογή παραστατικού αυτού του τύπου.
• Χρήση barcode: αν θα γίνεται χρήση barcode σε παραστατικά αυτού του τύπου.
• Έλεγχος συνόλου: αν θα γίνεται έλεγχος για το αν έχει συμπληρωθεί συνολική αξία στο παραστατικό. Το συγκεκριμένο πεδίο δέχεται τις τιμές:
  • Κανένας έλεγχος: δεν πραγματοποιείται κανένας έλεγχος ως προς τη συμπλήρωση συνολικής αξίας στο παραστατικό.
  • Προειδοποίηση στο παραστατικό: εμφανίζεται αντίστοιχο προειδοποιητικό μήνυμα.
  • Απαγόρευση στο παραστατικό: απαγορεύεται η καταχώρηση του παραστατικού που δε φέρει συνολική αξία.

Στην περιοχή «Ενημέρωση αποθήκης» ορίζετε τις παραμέτρους που αφορούν στις γραμμές των παραστατικών.

• Κίνηση αποθήκης: επιλέγετε την κίνηση με την οποία θα επηρεάζονται τα Οικονομικά στοιχεία του συντιθέμενου είδους.
• Τύπος SN: εφόσον το συντιθέμενο είδος παρακολουθείτε σε serial number, ορίζετε τη συμπεριφορά του παραστατικού ως προς τη διαχείριση ειδών με serial numbers(δείτε σχετικά στην ενότητα Serial numbers).

Στην περιοχή «Ενημέρωση λογιστικής» ορίζετε τις παραμέτρους που αφορούν στην ενημέρωση της λογιστικής.

• Λογαριασμός: πεδίο στο οποίο ορίζεται είτε συγκεκριμένο λογαριασμό λογιστικής είτε τμήμα αυτού προκειμένου να εξυπηρετηθεί ο μηχανισμός αυτόματης ενημέρωσης λογιστικής.
• Γέφυρα λογιστικής: παράμετρος που καθορίζει το «μοντέλο σύνδεσης» του σχεδιαζόμενου παραστατικού με τη λογιστική.
• Online ενημέρωση: ορίζετε αν το παραστατικό θα ενημερώνει, αυτόματη με την καταχώρηση του, τη Λογιστική ή αν θα μετέχει της τακτικής διαδικασίας batch ενημέρωσης.
• Σύνολα ανά μέρα: καθορίζετε αν κάθε ένα από τα στελέχη- παραστατικά θα  δημιουργεί και αντίστοιχες εγγραφές στη Λογιστική ή εάν θα συνολοποιούνται τα στελέχη κάθε ημέρας και θα καταχωρείται στη Λογιστική συγκεντρωτική εγγραφή.
• Αρνητική ενημέρωση: δίνει τη δυνατότητα εμφάνισης αρνητικού προσήμου στις αξίες των λογαριασμών. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια γέφυρα πχ. του τιμολογίου και για το ακυρωτικό τιμολογίου.

Στη σελίδα <Στοιχεία γραμμών> ορίζετε τη συμπεριφορά του τύπου ως προς τα είδη που θα καταχωρηθούν στις γραμμές του παραστατικού.

Στην περιοχή «Ενημέρωση αποθήκης» ορίζετε:

• Κίνηση αποθήκης: επιλέγετε την κίνηση με την οποία θα επηρεάζονται τα Οικονομικά στοιχεία των ειδών που καταχωρούνται στις γραμμές του παραστατικού.
• Χρησιμοποιεί τιμή: ορίζετε την τιμή των ειδών, που θα προτείνεται στις γραμμές των παραστατικών (τιμή χονδρικής, λιανικής, κόστους κτλ).
• Στήλες γραμμών: συμπληρώνετε το σχεδιασμό των στηλών γραμμών που θέλετε να χρησιμοποιείτε στο παραστατικό αυτού του τύπου.
• Όμοιες γραμμές: παράμετρος όπου ορίζετε αν θα πραγματοποιείται έλεγχος ως προς τις όμοιες γραμμές στο παραστατικό (επιλογή του ίδιου είδους). Δέχεται τις τιμές:
  • Καμία ενέργεια.
  • Προειδοποίηση: εμφανίζεται αντίστοιχο προειδοποιητικό μήνυμα.
  • Συμπύκνωση: κατά την επιλογή ίδιου είδους γίνεται συμπύκνωση αυτών σε μια γραμμή.
  • Συμπύκνωση ανά τιμή /έκπτωση: γίνεται συμπύκνωση των γραμμών σε μία, στην περίπτωση που στη γραμμή του είδους έχει συμπληρωθεί ίδια τιμή και έκπτωση.
  • Απαγόρευση: απαγορεύει την καταχώρηση ίδιου είδους στο παραστατικό.
• Τύπος SN: ορίζετε τη συμπεριφορά του παραστατικού ως προς τη διαχείριση ειδών με serial numbers(δείτε σχετικά στην ενότητα Serialnumbers).

Στην περιοχή «Έλεγχοι αποθήκης» ορίζετε:

• Συμπεριφορά: ορίζετε τη συμπεριφορά του παραστατικού μετά τους ελέγχους αποθέματος. Η παράμετρος συνδυάζεται με την παράμετρο «Έκφραση».
• Ανά Α.Χ.: ένδειξη για το αν οι έλεγχοι θα διεξάγονται ανά Αποθηκευτικό χώρο ή όχι.
• Στη γραμμή: ένδειξη για το αν οι έλεγχοι θα διεξάγονται κατά την επιλογή του είδους στη γραμμή είτε κατά την καταχώρηση του παραστατικού.
• Ειδικοί: παράμετρος όπου ορίζετε ειδικούς ελέγχους αποθέματος (πχ έλεγχος στο υπόλοιπο των παρτίδων).
• Έλεγχος γραμμής: με την παράμετρο πραγματοποιείται έλεγχος αν έχει συμπληρωθεί αξία στη γραμμή.  Δέχεται τις τιμές:
  • Κανένας έλεγχος: δεν πραγματοποιείται κανένας έλεγχος.
  • Προειδοποίηση στη γραμμή:  εμφανίζεται αντίστοιχο προειδοποιητικό μήνυμα.
  • Απαγόρευση στη γραμμή:  απαγορεύεται η καταχώρηση του παραστατικού, στο οποίο δε έχει συμπληρωθεί αξία στη γραμμή.
• Έκφραση: διατυπώνετε τον αριθμητικό τύπο βάσει του οποίου θα εκτελεστούν οι έλεγχοι αποθήκης.
• Μηδενικές ποσότητες: ορίζετε αν θα γίνεται έλεγχος μηδενικών ποσοτήτων στη γραμμή ή κατά την καταχώρηση του παραστατικού.

Στη περιοχή «Συμπεριφορά παρτίδων» ορίζετε τις εξής παραμέτρους:

• Τρόπος ανάλωσης: ορίζετε τον τρόπο με τον οποίο θα αναλώνονται –επιλέγονται στο παραστατικό- οι παρτίδες. Δέχεται τις τιμές:
  • Από χρήστη:  ο χειριστής επιλέγει κάθε φορά ποια από τις παρτίδες του είδους θα καταχωρηθεί στο παραστατικό.
  •  FIFO(αυτόματη): η εφαρμογή, κατά την καταχώρηση του παραστατικού, θα εισάγει αυτόματα την παρτίδα του είδους εφαρμόζοντας μέθοδο FIFO.
  • LIFO(αυτόματη): η εφαρμογή, κατά την καταχώρηση του παραστατικού, θα εισάγει αυτόματα την παρτίδα του είδους εφαρμόζοντας μέθοδο LIFO.
  • FIFO(προτεινόμενη): η εφαρμογή, κατά την επιλογή του είδους στη γραμμή, θα προτείνει την παρτίδα του είδους εφαρμόζοντας μέθοδο FIFO.
  • LIFO(προτεινόμενη): η εφαρμογή, κατά την επιλογή του είδους στη γραμμή, θα προτείνει την παρτίδα του είδους εφαρμόζοντας μέθοδο LIFO.

► Info: Η ημερομηνία βάσει της οποίας θα εφαρμοστεί ο τρόπος ανάλωσης της παρτίδας (Ημερομηνία εισαγωγής ή Ημερομηνία λήξης ορίζετε στις Παραμέτρους αποθήκης).

• Έλεγχος λήξης: ορίζετε εάν θα πραγματοποιείται έλεγχος (προειδοποιητικός ή απαγορευτικός) ως προς τη λήξη της παρτίδας.
• Υποχρεωτική χρήση: ορίζετε εάν θα είναι υποχρεωτική η χρήση της παρτίδας, όταν θα επιλέγετε είδη που παρακολουθούνται σε παρτίδες.
• Με τις παραμέτρους "Επιλογή" και "Πρόταση" ορίζετε τον τρόπο επιλογής και πρότασης της παρτίδας από την εφαρμογή. Συγκεκριμένα:
  • Αν θα προτείνονται οι παρτίδες με υπόλοιπο μεγαλύτερο του μηδενός >0.
  • Αν θα προτείνονται οι παρτίδες με διαθέσιμο υπόλοιπο μεγαλύτερο του μηδενός. Είτε
  • Αν θα προτείνονται οι παρτίδες με πλασματικό υπόλοιπο μεγαλύτερο του μηδενός.

Σειρές

Η παραμετροποίηση των Σειρών σύνθεσης μέσα από τη διαδρομή Παράμετροι – Αποθήκη- Παραστατικά σύνθεσης - Σειρές. Αφού συμπληρώσετε τον κωδικό και τη σύντμηση της Σειράς, θα πρέπει να προσδιορίσετε τον συνδεόμενο Τύπο παραστατικού. Το πεδίο "Περιγραφή" συμπληρώνεται αυτόματα με την περιγραφή του τύπου, μπορείτε όμως να το μεταβάλετε. Στο πεδίο "Αριθμός" συμπληρώνετε τον αριθμό της Σειράς.

Στη σελίδα <Γενικά στοιχεία> ρυθμίζονται ζητήματα αρίθμησης, εκτυπώσεων, εγκρίσεων, υποκαταστημάτων καθώς επίσης η σύνδεση με την αντιλογιστική σειρά.

Στην περιοχή «Αρίθμηση» ρυθμίζετε:

• Αυτόματη Αρίθμηση: η επιλογή [Ναι] ενεργοποιεί την εσωτερική αρίθμηση της εφαρμογής με αύξουσα αρίθμηση των παραστατικών. Ο αριθμός είναι μοναδικός για την κάθε σειρά παραστατικού.
• Σύνθεση κωδικού παραστατικού:  σε συνδυασμό με την "Αυτόματη αρίθμηση" και τους χαρακτήρες του πεδίου "Σύντμηση", παράγεται ο κωδικός-αριθμός του παραστατικού.
• Χειρόγραφη Σειρά: ορίζετε [Ναι] στην περίπτωση όπου η Σειρά του παραστατικού είναι χειρόγραφη. Σε αυτή την περίπτωση η παράμετρος "σύνθεση κωδικού παραστατικού" θα πρέπει να είναι με την τιμή [Όχι]. Ο ορισμός της χειρόγραφης σειράς επιτρέπει να επέμβετε στην ΦΠΑ του παραστατικού.
• Αυστηρή αρίθμηση: αφορά κυρίως μηχανογραφημένα παραστατικά. Με την επιλογή [Ναι] στη συγκεκριμένη παράμετρο δεν επιτρέπεται η διαγραφή παραστατικού εφόσον υπάρχει άλλο καταχωρημένο παραστατικό της ίδιας Σειράς με μεγαλύτερη αρίθμηση. Στην περίπτωση διαγραφής παραστατικού διορθώνεται αυτόματα και η αρίθμηση της σειράς του παραστατικού.
• Ίδια αρίθμηση: η συγκεκριμένη παράμετρος συμπληρώνεται στην περίπτωση που επιθυμείτε η σειρά να ακολουθεί την αρίθμηση μιας άλλης σειράς. Εδώ επιλέγετε την ενότητα των παραστατικών στην οποία ανήκει η Σειρά πρότυπο (η σειρά από την οποία ακολουθεί την αρίθμηση).
• Σειρά: εάν έχετε ορίσει ότι η σχεδιαζόμενη σειρά ακολουθεί ίδια αρίθμηση, τότε επιλέγετε τη Σειρά από την οποία θα ακολουθεί την αρίθμηση. Το σύστημα απαγορεύει την επιλογή σειράς που έχει δική της αρίθμηση εμφανίζοντας μήνυμα “Το παραστατικό ίδιας αρίθμησης πρέπει να έχει δική του αρίθμηση”.

Στην περιοχή «Εκτύπωση» ρυθμίζετε:

• Τρόπος εκτύπωσης: καθορίζετε τα στοιχεία διαλόγου σχετικά με την εκτύπωση του παραστατικού που θα καταχωρηθεί. Η παράμετρο δέχεται τις τιμές:
  • [Καθόλου]: το παραστατικό δεν θα εκτυπωθεί και δεν θα προταθεί κάποιο μήνυμα.
  • [Ναι (Αυτόματα)]:δεν θα προβληθεί ερώτηση προς το χρήστη και το παραστατικό θα εκτυπωθεί αυτόματα με την καταχώρησή του.
  • [Με ερώτηση (Ναι)]: θα προβληθεί ερώτηση για εκτύπωση του παραστατικού με προεπιλεγμένη την αποδοχή της εκτύπωσης.
  • [Με ερώτηση (Όχι)]: θα προβληθεί ερώτηση για εκτύπωση του παραστατικού με προεπιλεγμένη την απόρριψη της εκτύπωσης.
• Εκτυπωτής: επιλέγετε τον εκτυπωτή που θα προτείνεται κατά την εκτύπωσης του παραστατικού.
• Φόρμα: επιλέγετε τη φόρμα με την οποία θα εκτυπώνεται το παραστατικό.
• Αντίγραφα: ορίζετε τον αριθμό των αντιγράφων που θα εκτυπωθούν. Προσοχή: το αντίγραφο που θα εκτυπωθεί θα φέρει διαφορετική υπογραφή.

Στο πλέγμα (grid) που ακολουθεί, ορίζετε στοιχεία τρόπου εκτύπωσης, φόρμας και εκτυπωτή στην περίπτωση που θέλετε να εκτυπωθεί το παραστατικό με μια διαφορετική φόρμα εκτύπωσης.

• Μεταβολή εκτυπωμένου παραστατικού: η παράμετρος αφορά στη διενέργεια ελέγχων (προειδοποίησης ή απαγόρευσης) σχετικά με τη μεταβολή παραστατικού που έχει εκτυπωθεί.
• Επανεκτύπωση παραστατικού: η παράμετρος αφορά στη διενέργεια ελέγχων (προειδοποίησης /απαγόρευσης) σχετικά με την επανάληψη εκτύπωσης ενός ήδη εκτυπωμένου παραστατικού.
• Εκτύπωση μη εγκεκριμένου παραστατικού: η παράμετρος προσδιορίζει τη συμπεριφορά της εφαρμογής σχετικά με την εκτύπωση παραστατικών που δεν έχουν εγκριθεί.

Στην περιοχή «Προτεινόμενα» καθορίζονται οι επιλογές που θα εμφανίζονται ως προτεινόμενες από την εφαρμογή κατά τη διαδικασία καταχώρησης του παραστατικού της συγκεκριμένης Σειράς. Συγκεκριμένα: 

• Υποκατάστημα: ορίζετε προτεινόμενο υποκατάστημα για τη Σειρά.

► Info: Η παράμετρος σε συνδυασμό με τα δικαιώματα των χρηστών μπορεί να είναι απαγορευτική για την επιλογή της συγκεκριμένης σειράς από χρήστη ο οποίος δεν έχει δικαιώματα στο υποκατάστημα που έχετε θέσει ως προτεινόμενο.

• Business unit: ορίζετε προτεινόμενο business unit.
• Σενάριο έγκρισης: εδώ προσδιόριζε το σενάριο έγκρισης, που θα χρησιμοποιείτε για την καταχώρηση των παραστατικών.

► Info: Προτείνεται τα παραστατικά σύνθεσης να έχουν σειρά με αυτόματη αρίθμηση και σύνθεση κωδικού παραστατικού.

Στην περιοχή «Σειρές» ορίζετε:

• Γ.Λ.:  ορίζετε αν κατά την ενημέρωσης Γενικής Λογιστικής θα χρησιμοποιείται συγκεκριμένη Σειρά κίνησης λογιστικής.
• Α.Λ.:  ορίζετε αν κατά την ενημέρωσης Αναλυτικής Λογιστικής θα χρησιμοποιείται συγκεκριμένη Σειρά κίνησης αναλυτικής λογιστικής.

Στη σελίδα <Ειδικά στοιχεία> ρυθμίζονται ζητήματα σύνθεσης / αποσύνθεσης set ειδών.

• Σύνθεση –Τρόπος: ορίζετε αν και με ποιο τρόπο, κατά την καταχώρηση του παραστατικού, θα γίνεται δημιουργία νέου παραστατικού  σύνθεσης.
• Σύνθεση –Σειρά: η συγκεκριμένη παράμετρος εξαρτάται από την παράμετρο [Σύνθεση: τρόπος]. Εισάγετε τη Σειρά που θα χρησιμοποιηθεί για την έμμεση καταχώρηση παραστατικού σύνθεσης.

Στη σελίδα «Δικαιώματα» ορίζετε τους χρήστες ή/ και τις ομάδες χρηστών που θα έχουν πρόσβαση στη συγκεκριμένη σειρά.

Αρίθμηση Σειρών

Πίνακας όπου εμφανίζονται όλες οι ενεργές Σειρές με τον αριθμό που έχουν χρησιμοποιήσει.

Συνήθεις αιτιολογίες

Πίνακας όπου ορίζετε τις συνήθεις αιτιολογίες που χρησιμοποιείτε στα παραστατικά σύνθεσης.

► Info: η αιτιολογία του παραστατικού είναι πεδίο στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε κάποια αιτιολογία από τον πίνακα είτε να πληκτρολογήσετε τη δική σας αιτιολογία.