Αντιστοιχίσεις παραστατικών

Γενικά

Η αντιστοίχιση παραστατικών (open-item) χρησιμοποιείται για τη συσχέτιση χρεωστικών - πιστωτικών παραστατικών ανά συναλλασσόμενο. Είναι μια ιδιαίτερα σημαντική διαδικασία καθώς επηρεάζει τόσο τους αριθμοδείκτες συναλλασσομένων όσο και τα αποτελέσματα διαφόρων εκτυπώσεων όπως Ανεξόφλητα παραστατικά, Ενηλικιωμένα Υπόλοιπα κλπ.

Ποια παραστατικά μπορούν να αντιστοιχισθούν

Όλα τα παραστατικά που επιφέρουν ενημέρωση υπολοίπου συναλλασσομένου (μέσω κίνησης)και στον τύπο τους η παράμετρος "Απαιτήσεις" έχει τιμή "Δημιουργία" ή "Κάλυψη".

Σημειώστε ότι η παράμετρος "Απαιτήσεις" ενημερώνεται κατάλληλα κάθε φορά που επιλέγεται κίνηση στον τύπο από την εφαρμογή. Για παράδειγμα, εάν σε τύπο παραστατικού πωλήσεων επιλεγεί κίνηση πελάτη που ενημερώνει "Χρέωση", η εφαρμογή προτείνει την τιμή "Δημιουργία" στην παράμετρο "Απαιτήσεις".

Όσα παραστατικά καταχωρηθούν με τύπο που έχει τιμή [Αδιάφορο] δεν θα είναι διαθέσιμα σε αντιστοιχήσεις και θα δεν θα συμμετέχουν σε κανένα χρηματοοικονομικό αποτέλεσμα. Κατ’ επέκταση, κανένα παραστατικό που επηρεάζει αξίες συναλλασσομένων δε θα πρέπει να έχει την τιμή αδιάφορο στον τύπο του. 

Προσοχή! Δεν υπάρχει εργασία που να μετατρέπει μαζικά καταχωρημένα στοιχεία άρα θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή κατά την παραμετροποίηση των νέων τύπων.
 

Πώς γίνεται η manual αντιστοίχιση παραστατικών

Μετά την καταχώρηση του, κάθε παραστατικό που πληροί τις παραπάνω προϋποθέσεις είναι διαθέσιμο προς αντιστοίχιση. Με κλικ στην έμμεση εργασία [Αντιστοίχιση] εμφανίζεται το σχετικό παράθυρο όπου μπορεί να γίνει η αντιστοίχιση για το συναλλασσόμενο που βρίσκεται στο header του παραστατικού. Στις περιπτώσεις που ο συναλλασσόμενος βρίσκεται στις γραμμές του παραστατικού τότε το παράθυρο αντιστοίχισης θα εμφανιστεί κάνοντας δεξί κλικ  στην αντίστοιχη γραμμή.

• Αντιστοίχηση παραστατικών με επιλογή από τον χρήστη

Το επάνω μέρος της οθόνης περιλαμβάνει τα φίλτρα για τον περιορισμό των παραστατικών προς αντιστοίχιση

Σημειώστε ότι, η ακάλυπτη αξία καθώς και η ημερομηνία που υπάρχουν στο αριστερά μέρος του grid αναφέρονται στις αξίες και τις ημερομηνίες όπως αυτές προκύπτουν από τον διακανονισμό του παραστατικού (Βλ. Διακανονισμοί και δόσεις) .

Στο πεδίο «παραστατικό» χρησιμοποιώντας τον επιλογέα εμφανίζεται η λίστα με τα διαθέσιμα (αναντιστοίχιστα ) παραστατικά του συναλλασσομένου προς αντιστοίχηση.

Με την επιλογή κάποιου αυτόματα συμπληρώνεται η αξία της αντιστοίχησης .

Κατά την συμπλήρωση της αξίας υπάρχουν δύο  περιπτώσεις.

Α) Ακάλυπτη αξία  >Ακάλυπτης αξίας του παραστατικού  που επιλεχθεί

Στην περίπτωση αυτή Η αξία της αντιστοίχησης που προτείνεται είναι ίση με την ακάλυπτη αξία του παραστατικού που επιλεχθεί

Αυτόματα προστίθεται μία γραμμή που αναφέρει σαν ακάλυπτη αξία την αξία που απομένει και μπορούμε δίπλα σε αυτήν στο πεδίο παραστατικό να επιλέξουμε το επόμενο παραστατικό κ.ο.κ.

Β) Ακάλυπτη αξία <= Ακάλυπτης αξίας του παραστατικού  που επιλεχθεί

Στην περίπτωση αυτή η  αξία της αντιστοίχησης που προτείνεται είναι ίση με την ακάλυπτη αξία του παραστατικού στο οποίο βρισκόμαστε.

Στην δεύτερη αυτή περίπτωση η ακάλυπτη αξία του παραστατικού στο οποίο βρισκόμαστε έχει μηδενίσει οπότε η αντιστοίχιση έχει ολοκληρωθεί(Το παραστατικό δεν θεωρείται πια ανοιχτό).

Η αξία που φέρνει αυτόματα το πρόγραμμα στην στήλη Αξία είναι προτεινόμενη και μπορείτε να την μεταβάλετε κατά βούληση.

• FIFO Αντιστοίχηση παραστατικών

Εναλλακτικά του παραπάνω τρόπου μπορείτε να μην κάνετε τις αντιστοιχήσεις με το χέρι αλλά να επιλέξετε να τις κάνετε με μέθοδο FIFO (First In First Out).

Σε αυτήν την περίπτωση και αφού εξασφαλίσετε ότι δεν έχει γίνει καμία αντιστοίχηση για το παραστατικό (ή αν υπήρχαν έχουν διαγραφεί) μπορείτε να πατήσετε το αντίστοιχο πλήκτρο «FIFO Αντιστοίχηση»στο κάτω μέρος της οθόνης και το πρόγραμμα θα αναλάβει να κάνει την παραπάνω διαδικασία αυτόματα ξεκινώντας από την παλαιότερη εγγραφή.

Και πάλι τα αποτελέσματα είναι ορατά και μπορείτε να τα επηρεάσετε κατά βούληση.

• Διαγραφή Αντιστοιχίσεων

Σε παραστατικά που έχει γίνει ήδη η αντιστοίχηση ή σε παραστατικά που βρίσκεστε στην διαδικασία της αντιστοίχησης αλλά θέλετε να διαγραφούν οι αντιστοιχήσεις και να ξεκινήσετε από την αρχή αρκεί να πατήσετε το σχετικό πλήκτρο στο κάτω μέρος της οθόνης «Διαγραφή Αντιστοιχίσεων» και όλες οι γραμμές που υπήρχαν θα διαγραφούν δίνοντας σας την δυνατότητα να ξεκινήσετε από την αρχή.

Συνήθεις εργασίες συναλλαγών & αντιστοίχιση  

1. Αυτόματη εξόφληση

Σε περίπτωση που καταχωρηθεί παραστατικό εξόφλησης μέσα από το τιμολόγιο (αυτόματα ή με ερώτηση), τότε η εφαρμογή δημιουργεί αυτόματα την αντιστοίχιση τους. Οι γραμμές αντιστοίχισης που δημιουργούνται έχουν την τιμή 2 στο πεδίο INSMODE του πίνακα FINPAYTERMS.

2. Μεταβολή παραστατικού

Κάθε μεταβολή στην αξία αντιστοιχισμένων παραστατικών επιφέρει διαγραφή των γραμμών αντιστοιχίσεων. Το ίδιο συμβαίνει και κατά τη μεταβολή του τρόπου πληρωμής.

3 .Διαγραφή παραστατικού

Οι διαγραφές παραστατικών διαγράφουν αντίστοιχα και τις γραμμές απαιτήσεων και αντιστοιχίσεων στις οποίες συμμετέχουν από τον πίνακα FINPAYTERMS.

4. Έκδοση πιστωτικού

Η έκδοση πιστωτικού παραστατικού με μετασχηματισμό του αρχικού παραστατικού δεν δημιουργεί γραμμές αντιστοίχισης με το αρχικό παραστατικό.

5. Ακύρωση με αντιλογισμό

Η ακύρωση παραστατικού με αντιλογισμό δεν δημιουργεί γραμμές αντιστοίχισης με το αρχικό παραστατικό ωστόσο το ακυρωμένο παραστατικό και το ακυρωτικό του εξαιρούνται από όλους τους σχετικούς υπολογισμούς και τα αποτελέσματα εκτυπώσεων.

Σχετικές εργασίες

Σχετικά θέματα  

Διακανονισμοί - Δόσεις
Αριθμοδείκτες συναλλασσομένων
Τρόποι πληρωμής